网络环境下地方文献的收集、整理和利用
罗东波 欧红
（湖南图书馆湖南长沙 410011）
[摘 要]本文探讨了网络环境下地方文献的收集、整理和开发利用以及网络环境下对地方文献工作的新要求。
[关键词] 图书馆地方文献网络
地方文献是在内容上涉及一个地区历史、现状以及自然科学、社会科学等学科领域的一切资料。它能够为地方决策机关提供科学决策的情报依据，为地方经济、文化建设提供情报服务，对研究一个地区的历史和促进地方经济建设和社会发展起着重要作用。
科学技术的发展，使地方文献与其他类型的文献一样，从印刷品到磁记录型到电子出版物，载体形式不断变化。现在通过VCR、DVD和OCR光学字符识别技术以及缩微技术，几乎可以把所有的载体形式转化成电子数据库形式存储和阅读、观看，实现复制和传播，同时保证了原始文献资料不会因重复使用而磨损破坏。大多数数据库可提供多字段检索途径，更是使查找文献变得简单容易。网络和计算机技术使得复制准确迅捷，也加快了传播的速度。随着互联网的普及，各图书馆开始利用网页来揭示地方文献的收藏。据笔者通过互联网对全国31个省级图书馆访问的统计，除有6家未建立网站或者网络链接失败无法获得准确信息，全国有23家省级图书馆分别在“特藏部”、“历史文献部”或“地方文献部”等机构下设立地方文献阅览室，19家省级图书馆对其地方文献的数量、种类、内容等作了详细介绍，至少有8家省级图书馆可通过其主页进入自建特色地方文献数据库，检索书目或者全文数据，5家省级图书馆在网页上发起社会捐赠的倡议。
1 网络环境下保存和积累地方文献
1.1网络环境下地方文献的收集
网络环境下，信息量以惊人速度增长，地方公共新闻系统报道的动态性信息传播速度变得越来越迅捷，信息更新十分及时，有时社会热点关注达到实时追踪的程度。涉及到地方文献的信息相比于传统的保存期长的期刊、报纸，可说是稍纵即逝。在这种发展状态下，保持触觉敏锐，及时掌握动态信息源和搜集保存动态信息成为对地方文献工作者的一种新要求。如湖南图书馆通过TRS系统，从政治、经济、文化、教育、历史、人物、旅游、农业、医疗卫生等各方面分类，建立了“网上湖南”数据库，为保存数据以备查询提供了可能。
1.1.1网络时代，为完整地保存和积累地方文献，要加强地方文献工作宣传的力度。
不光要在专业人员中强调地方文献工作的重要性，对图书馆其他部门工作人员甚至对读者也要积极做好宣传工作，要宣传收集地方文献的重要性，并且要明确地方文献的采集范围和标准。加大宣传的益处是地方文献征集工作的队伍无形中得到扩大，有时候对征集工作者是“踏破铁鞋无觅处”，而对非专业人员来说却是“得来全不费工夫”。要充分利用网络能快速、广泛发布信息的功能，在网上宣传公共图书馆是征集地方文献的正式机构而非民间组织或个人收藏，有利于在信息受众中强化地方文献重要性的意识，扩大影响范围。
宣传工作的具体措施有：①在馆内向读者作讲座宣传，如定期播放视频宣传片等。②以文字材料做成宣传栏，发起社会捐赠的公告，同时展示已征集到的地方文献样本，在相应位置设立“地方文献线索登记”，给予一定的奖励鼓励人们提供征集线索。以上两条都应反复宣传图书馆网址和图书馆电子信箱，引导读者充分利用网络。③在网页显著位置发布公告，奖励捐赠图书的举动。如某馆采取的措施是：对捐赠图书在一定数量以上者，赠送该图书馆读者借阅证；对捐赠大宗有较高价值文献者，还授予该馆图书馆名誉馆员证书；捐赠者的后人凭捐赠证书享有对其捐赠文献的免费阅览、拍照、复制等权利。这是一种对图书馆和捐赠者互利互惠的策略。④在网页上辟出捐赠者与图书馆交流的版块，让赠书者和潜在的赠书者可随时查询捐赠成果，包括种类、数量、捐赠日期等信息。
1.1.2网络时代，要培养工作人员对于地方文献的洞察力。
地方文献工作是公共图书馆一项长期性的、经常性的、艰苦的工作，要发现和培养具有一定的公关能力、责任心强、能吃苦、具有深厚的专业知识功底、熟悉图书馆业务、对出版发行动态敏感的人才，努力建设优秀的地方文献工作队伍。笔者在浏览网上新闻、搜索数据库素材的过程中，只要发现有跟地方文献有关的信息，例如外地出版湖南地方文献等信息都随时留意，在工作中常常会把相关URL粘贴到用于内部交流的网上办公系统，因为在这样的平台上，信息保存无时效限制且公开，地方文献采访人员可以随时查看、参考。
1.2网络环境下地方文献的整理
传统意义上的整理是指对各种载体的文献进行验收、分类编目，而数据库的建立赋予了文献检索功能，同时等于进行了二次文献的加工。声像技术广泛应用以来，出现录音带、录象带、光盘等大量非印刷型文献载体，那些可转为数字形式储存的地方文献声像资料应同样录入数据库，同样提供题名、责任者、出版日期等多字段检索，只是在分类上对“载体形式”作出注明。对于地方文献中的视频资料、各种格式的音乐资料，可在网上设立一个直接上传的入口，对注册者开放，再由负责整理的工作人员鉴定、筛选后决定是否作为正式收藏品录入数据库收藏。
传统的纸质文献资料在外观上大小、厚度各有差别，但是转化为数据库形式则可使之提取时具有相同的“外观”。有的软件有放大字体的功能，可视和可听部分能够通过加字幕和音量放大而获得较满意的视听效果，其阅读方式比传统的阅读方式更具有优势。在建立数据库时，既要考虑到最常利用地方文献的这部分读者的检索、阅读习惯，也要考虑检索、录入的便利。
1.3网络环境下地方文献的开发利用
众所周知，地方文献收集有难度，有的无复本，多数图书馆只提供阅览，不提供外借。收藏是为了更好地利用，如果只藏不用，文献收集就无意义。若是不仅能实现对文献藏书地点的导引和主要信息的确认，还能直接在网上传递，使读者可获取文献的全部信息，网上的地方文献服务就达到了更高的高度。据中国互联网信息中心发布的《第十七次中国互联网络发展状况统计报告》，截至2005年12月31日，我国网民人数达到1.11亿。从网上直接获取资料的人群扩大了，人们获取文献的能力也提高了，我们要利用网络的特性，让读者不受地域、空间的限制，感受到查找文献的快捷便利，从而愿意使用网络上的已建地方文献数据库资源。
有全文检索功能的数据库更能揭示文献本身的作用，如山西图书馆通过FTR全文检索系统建立的“山西人物名录”数据库，可检索到上古至当代7000多山西名人。湖南图书馆在《湖南省志·人物志》的基础上建立了“湖湘人物”库，分别可检索古代人物、近代人物和现代人物。广东省立中山图书馆建立了《广东地方文献全文数据库》、《孙中山文献》等地方文献数据库，这些都使馆藏地方文献得以既藏且用。建立实时数据库，尤其是有选择性地收藏有长期保存和检索价值的信息，能够为储存史料、为图书编辑出版、为经济信息的传递提供详尽、详实的分析统计资料和有说服力的史实。
2网络普及对地方文献工作的要求
2.1持续更新
地方文献从采访、编目到流通有一个过程，而征集、面购、交换来的地方文献并不会在编目部门单独加工，一般会与分配到其他阅览室的图书一起“批处理”，这样可能使典藏到地方文献阅览室的时间拉长。部门之间要互相协调，充分利用网络快捷、可完全复制的特点实现数据的快速传输。如能随到随编或急用先编，书目数据库可得到更快的更新，缩短人们从网上获得资料的时间。
2.2保持特色
各图书馆的网站是宣传图书馆的阵地之一，形式上是坐等读者登录，但重要的是如何吸引读者来访问这个能够帮助他们实现目标、满足需要的园地。网络给人们带来方便、迅捷的信息获得方式，但是现代社会多种媒体提供的多信息源往往使人们对信息的筛选变得无所适从。美国webtop统计公司的调查报告证实了这一点：人们如果在12秒钟内找不到自己所需要的内容，就会超出忍耐的程度而选择离开。地方文献毕竟是图书馆工作中的一部分而非全部内容，如何在各项图书馆工作中占有重要的一席之地，也需要兼顾且找到平衡点。湖南图书馆和广西壮族自治区图书馆的“地方特色资源”版块在网页上位置居中；山西省图书馆、安徽省图书馆的特色数据库也在首页显著处，无须在二级、三级网页中寻找；各图书馆发出社会捐赠的公告在显要版面或者以弹出窗口形式出现。这些都能吸引读者目光使其为之流连。使用flash等编辑工具，可使各图书馆的新信息“动画”化，一般贯之以闪烁的“New”或者“Hot”字样，所以地方文献要通过一些技术手段在数据更新后应及时反映在网页上。
2.3保证质量
地方文献数据库建设中，技术化的产品难免挂一漏万，如OCR文字识别技术从纸质文献转换成PDF或者CAJ文件时，软件会出现识别失误，如“入藏”识别成“人藏”、“无偿”识别成“元偿”，由此可见，通过人工校对减少出错是十分必要的。有时网页上出现的文字因为调整移动而出现错位导致不能卒读，如出现“读者最多的省豆餐际楣葜弧”的乱码字样，所以要经过审校再正式在网上发布信息。
及时更新已移除或已变更的信息，若链接只是预留位置，应给出相应的提示，使读者获得的都是真实有效的信息。
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