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谈谈地方文献的征集工作

       李力人

        (衡阳市图书馆  湖南衡阳 421001

 

[] 本文阐述了地市公共图书馆如何根据自身优势,开展地方文献征集工作。

[关键词] 地方文献  地方文献征集  公共图书馆 

 

进入二十一世纪以来,社会已处于信息化、数字化时代。在信息化的社会里,人们对信息化的要求也越来越高,那么作为一个地市级公共图书馆,它不可能将社会方方面面的文献资料收集齐全,只能根据自身的区域优势,建立各自特色的信息资源,以满足人们在某个特色文献方面的需求,而这些地方特色资料的收集,往往要通过馆员们的征集,他们在征集过程中常有以下几条途径:一是书店购买,二是上门征集,三是发征集函,四是在旧书市场购买,五是社会各界人士赠送。

    本人与地方文献打了十多年的交道,在征集地方文献工作中,遇到各种问题与想法与各位同仁相互探讨交流一下。

 1 地方文献的信息源

    一个单位的文献资料,是在一个小区域范围内,反映了本单位在不同历史时期的变化,可以说它是一部浓缩的地方史料。古人曾说:“观古知今”,就是说,后人从不同时期的地方史料对比中,可以看出社会在不同的历史变革中,人们的思想精神状态以及一个地区或一个单位的演变全过程。这些文献资料如不上门征集,持有者很难主动赠与,随着年代的久远,这些资料也就随着主人的更换,也就慢慢地丢弃了,时过境迁,亡羊补牢,为时已晚了。因此,作为一个地方文献征集者,要以社会之责,以未来之责,肩负历史所赋予的重担,同时文献征集者要熟悉业务、熟悉库存,乃至于馆藏,要随时代的变化,不断创新自己的思路,根据馆藏的需要、读者的需求、征集的范围,拿出切实可行的方案,这样,在文献征集中才能行事有备,有的放矢。笔者认为在地方文献的征集上,首先要获得文献的出版信息,而获得文献出版信息有下几个方面:

  当地新闻出版局。地方内部出版物需经过当地新闻出版局的批准,方能开印,否则将视为非法出版物。新闻出版局备有地方出版物信息表,征集者上门拜访时,可了解到出版文献信息,同时,又可征集到一定的地方文献资料。市委、市政府要求各系统编写行业志,从市志办哪里可了解到各单位行业志出版信息。

图书馆文献阅览室。查阅地方资料者,多数是些研究性的学者,他们在社会上有一定的知名度,也可能有写作任务在身,他们对本单位或者同行出版物熟悉,信息往往比我们要灵,只要你肯不耻下问,定有所获;向捐赠作品者打听同行出版信息,对于一个常有作品问世的作者,他们一般都是地方作协会员,对同行的出版物敏感性较灵,向他们打听时,也可能获得某些文献信息;经常阅读地方报志,而在地方报刊中,有时会刊登某些地方人士的作品问世,它无形中给你提供了文献出版信息。

    当地印刷厂。一些内部出版物多数在本地印刷厂印刷,特别是那些族谱,只要你肯与印刷厂联系,他们会乐意告诉你族谱印刷信息,而那些族谱召集者,也乐于捐赠给你作为馆藏。

    旧书书市场。它是近几年才开始兴隆起来的,它的文献资料价格便宜,既有新出版物又有旧出版物,常逛旧书市场,可了解出版信息,遇到价格合理的,则可直接在旧书市场购买。笔者近来的征集重点放在旧书市场,文献的价格即便宜,又能搜集到馆藏的缺本,同时又能获得文献的出版信息。

    总之,作为一名地方文献征集者,要做到腿勤,嘴勤,事事留意,这样才能多方面地收集到文献出版信息。

 

地方文献征集中要注意的几个问题

    作为地市级公共图书馆要根据本馆的需要,加大对本地人文特色、文化特色、重大历史事件、重大社会活动的文献资源的收集力度,觅取自己的“镇馆之宝”,而作为征集者来说,在征集工作中要突出精品意识,不断为优化馆藏结构打下坚实的基础,用丰富的馆藏文献提高图书馆的社会经济效益。笔者认为在征集中要注意以下几个方面。

首先要着重征集市一级刊物,如当地报刊、统计年鉴、市级年鉴、市志、大事记、企业名录、信息年鉴;其次是各县(市)区志、报刊、年鉴等等。这些资料最具有权威性,可性度高,它深受读者喜爱。在我馆地方阅览室中,开架的图书都是这些大部头的书,它基本上可满足读者在某个方面的需求。

作为一名征集者,要有一个前瞻性,要有政治敏感性,要善于发现重大题材,善于搜集文献资料。衡阳在2003113发生的一场特大火灾坍塌事故,牺牲20名消防官兵,史称“11.3事故,在整个事故发生过程中,我们立即搜集全国知名度较高的报刊杂志有关报导,并汇编成册,它引起了广大的读者注目,在为读者服务中,既获得了经济效率,又获得了社会效率,在2005年省公共图书馆服务成果评奖活动中,评为二等奖。去年在反法西斯六十周年纪念活动中,我们为市政协提供《衡阳抗战》资料汇编,市政协在此基础上编著《衡阳抗战铸名城》一书。新闻媒介根据此书拍摄成新闻纪录片。此服务成课在去年获得省服务成果一等奖。现在全国各地都在申报非物质文化遗产,那么对本地申报非物质文化遗产资料要作为重点征集对象,并建立完整的档案。

对于那些地方作家的手迹要多加注意,得别是那些作品较多,知名度较高的本地作者,虽说他们的名气目前只局限于本市,若干年后也可能闻名于中外,有谁会想到明未清初的王船山会成为名振中外的世界名人,衡阳县的莫尔雅持有他的手稿,竟靠它办起了一所学校和一所图书馆;谁会想到台湾的琼瑶会成为一代言情小说家,现在想征集他们的手稿都难了,何况前者早已作古了。另外还有一些当地名书画家的作品也要纳于征集范围中,对他们作品的征集,笔者认为可免费提供展览场地,但条件是展出者要送一部分作品给图书馆作为馆藏。

 

地方文献征集工作方式

    由于征集地方文献多数是免费的,因此,在上门征集前,应事先了解各政府部门的有关情况,做到有的放矢,避免被动。笔者认为上门征集文献资料有以下几种方法。

征集文献最好是通过市委、市政府对各部办委,县(市)区下发一个红头征集文件,

以引起相关部门的重视。但征集者行前也有必要通过一定的关系,比如说找熟人介绍或电话打招呼,这样做总比自己单枪匹马拿着文件瞎闯要好些,征集文献资料的成功率也大些。下县征集文献资料,笔者认为可由县级图书馆工作人员介绍引进,征集资料的效率也好些,资料也全面些,同时征集者待在县城的时间也短些,减少了不必要的旅途开支和其他费用。

对于无熟人介绍,但又掌握了一定的征集线索,这时就要靠自己的办事能力,说话的方式以及外交手段了。作为征集者来说,要有良好的心理素质,不管征集结果如何,不能蛮干,甚至与人发生争执,给自己工作造成被动。笔者在征集中采取的策略是直接与主管领导见面,再由领导通知资料持有者。如我市的《统计年鉴》,我们征集人员多年上门未征集到,其个中原因,是持有者非要以钱购买不可,并且双方为此事,关系处理的十分紧张,致使我们多年不曾上门。去年,笔者手持市委下发的征文通知和单位介绍信直接找到他们局长,由局长介绍笔者认识资料管理者,这不,连三、四年前的《统计年鉴》也免费征集到了。还有我市南岳区志办编写的《南岳区志》、《南岳山志》,也是多年未征集到。行前,笔者通过关系开出市志办介绍信,并通过市志办领导电话打招呼,所需文献资料顺利征集。

地方公开出版的文献资料在书店很难觅到踪影,更不要说那些内部刊物了,其中原因是出版单位拉回统包统销,当征集人员在得到出版信息上门征集时,好话说尽,也不愿赠送,特别是在县城征集文献资料,考虑往返不便,再说下县的出差补贴可购一本大部头的图书了,因此。遇到此事,也只好掏钱购买了。地市级图书馆普遍存在购书经费紧张,我们市馆年购书经费才25万,地方文献购书经费2千元左右。作为一个征集者,在征集文献资料中,首要的是树立不花钱或少花钱,笔者在数十年的征集生涯中可说免费征集成功率在99.9‰以上。

在下县征集地方文献资料的过程中,笔者感到,馆际之间应该加强协作,相互代征,诚信交易,如效果不甚理想的话,可考虑有必要通过市级文化主管部门与县级文化主管部门协商,由县级文化主管部门对当地图书馆下发代征通知,并纳于当年目标考核管理中,这样才能引起县级图书馆的重视,反过来说,市级图书馆多余的地方文献资料也可与县级图书馆互相交换或赠送,以弥补县级图书馆地方文献资料的不足,这样做,双方得利,何而不乐。

 4 地方文献征集人员的素质要求

地方文献征集可以说是一门学科,就像“公关“学一样,它具有很深奥的学问。工作人员代表本单位外出征集,你的一举一动、一言一行,都代表着单位的整体形象。因此,对征集者来说,能否免费征集到文献资料,主要取决于他的内在素质和外在的处事风格以及言谈技巧,笔者根据多年的征集生涯,归纳以下八个方面:

初次见面,不要胆怯,与持有者见面时,呈上介绍信,并使用表敬之词,吐肺腑之言,但言语不多,要掷地动人,引起持有者的注目。

要有良好修养,具有一定的综合素质。从外表上来说,形象要过硬,腰杆子要直,骨子里要硬,因为你代表的是单位的整体形像。

与持有者交谈,要相隔一定的距离,否则容易给他(她)人造成一种咄咄逼人感。请座、看茶方能就座,同时注意座势姿态,给人要有良好修养感。

双目不要乱看,注意持有者的脸色变化,亮明身份后,双眼要具有一种含威不露的眼神。这样,持有者才会认真倾听你的话。

要善于抓住他人心理感觉。对话要刚中带柔、心静与机智相结合,静才能抓住细微的变化,才能了解对方,战胜他人。

要善于倾听他人说话,面露感激,欣赏他人,力争让持有者说出心中话,与你心灵相通,免费为你服务。

言谈要爽利,心要极细,处处注意,事事在心,即要恭维,又要不露痕迹。

双方在友好交谈的气氛中,要进一步向对方展示自己的想法和事业的发展宏图,以获取对方的支持,双方达成共识,并做出相应的承诺,促进长久的合作。告别之时要诚心致谢,并邀请他们来馆参观指导,在每年春节前寄一贺年卡,祝各位工作愉快,并与之保持经常性的联系。


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