地方灰色文献的收集与整理
管莉萌
（岳阳市图书馆 湖南岳阳 414000）
[摘 要] 文章阐述了地方灰色文献的概念、特点和价值，介绍了地方灰色文献的收集、整理与开发工作
[关键词] 地方灰色文献 收集 整理
1 概述
“灰色文献”由上世纪70年代英国人提出，他们将公开发行的文献确定为“白色文献”，指由国家或地方正式出版单位发行的图书、报刊和其他形式的出版物。将不公开发行的秘密文献取名为“黑色文献”，指机关、团体、企业、事业单位等不能公开的机密文件、档案等。介于二者之间既不公开发行，也非秘密的文献就被称为“灰色文献”。所谓灰色文献就是一类非秘密的、不作为正常的商业性出版物出售的，较难以获取利用的文献。①“灰色文献”的命名已得到了国际图书情报界的认同，并视为一种重要的信息源，越来越多的国家开始了“灰色文献”的研究与利用。
综上所述，文献可以分为白、黑、灰三色。地方文献，也可分为地方白色文献、地方黑色文献和地方灰色文献。地方文献有广义和狭义两种解释。广义的地方文献包括地方史料，地方人士著述和地方出版物三部分。狭义的概念是指内容上具有地方特点的一切出版物。②目前，大部分图书馆在地方文献馆藏建设中则采取广义的概念。由此引申，地方白色文献从广义来讲，是指公开出版，正式发行的记录有地方知识的文献、地方出版物和地方人士的著作，此类文献是各级图书馆地方文献收藏的主要内容和地方文献工作的重点。地方黑色文献是地方机关团体、企业、事业单位不能公开的秘密的文件、档案、资料等，根据保密法和档案法规定，作为面向大众服务的公共图书馆，此类文献不宜收藏。
地方灰色文献是指地方非秘密的，不作为正常的商业性出版物出售的文献。笔者认为，地方灰色文献应包括地方非公开出版物和非书资料两部分。非公开出版物是地方党政机关和企事业机关、团体在某一特定的社会范围内出版发行的图书、报刊和文件汇编、会议录、论文集、调查报告以及其他各种形式的出版物。非书资料是指不以出版为目的，而在社会生活、经济生活中自然产生的文献，如簿记、手稿、日记、笔记、书信、文契、证券、商标、戏剧说明书和产品说明书等。③
2 地方灰色文献的特点
地方灰色文献作为一种特殊文献，具有不同于其他文献的特点。
2.1 地域性。地方灰色文献产生于本地，其内容多具有本地的特征，这是它与其他文献的最本质的区别。由于具有地域性的特点，此类文献亦针对性强，具有使用价值和史料价值，如机关团体在日常生活中产生的大量与地方事务和科研有关的法律法规、决定指示、报告规划、如会议记录、统计数据等。
2.2 原始性。地方灰色文献多系原始记录，如：书信、日记、手稿、会议录、调查报告等，是对生活与地方事物原始的记载或是其直接复制件，因而具有客观性，内容可靠。
2.3 广泛性。地方灰色文献产生于社会各个阶层，机关团体和个人，分布广泛。内容包罗万象，涉及人类生活的方方面面，信息量大。文献类型品种多样，有图书、报刊，有零散册页，有票券、商标等。
2.4 时效性。地方灰色文献由于不受任何出版条例的限制，出版周期短、时效性强。由于地方的科研动态、调研报告、市场行情等不通过出版渠道，报道迅速。
2.5 无序性。社会团体和个人在日常工作、事务和自然、经济生活中的记录，形成了文献的无序生产和这些文献不以正常的商业性出版，只作内部或个人之间交流的流通渠道的无序。
2.6 隐蔽性。地方灰色文献的无序性和分布的广泛性，故不为人知，获取较难。
3．地方灰色文献的价值
地方灰色文献因其内容丰富，信息量大，时效性强等特点，确定了它在地方文献中的重要地位和不可忽视的重要价值。
3.1 编志修史。地方灰色文献真实、及时地反映了某地最新法规政策，社会热点、科研动态、学术成果、统计数据等，为地方志、行业志的编修提供了重要的信息源，具有重要的史料价值。
3.2 服务社会。地方灰色文献有的是科研人员长期艰苦的科研活动，收集与积累相关资料，通过无数次地试验、研究、创造而取得的最新成就。它及时地反映着当前国内外社会各领域的最新成果，对人们从事经济活动，科研攻关是具有十分重要的参考价值和指导作用。④有的反映百姓关心的社会各方面的热点、疑点，为市民了解地情、消费维权、劳动保障、礼仪社交、旅游娱乐等提供服务。
3.3 独具特色。随着信息社会的发展，电子出版物的普及和计算机网络的广泛应用，越来越多的地方白色文献数字化，异地存取文献使图书馆的馆藏特色降低。而地方灰色文献因其非公开渠道出版和原始文献状态，为搜集和数字化带来困难。这类文献在图书馆唯我独藏，独一无二，将在图书馆文献资源建设中凸显特色。
3.4 优化馆藏。收集积累的地方灰色文献经编辑整理后，可丰富馆藏，并逐步形成本馆的特色。省、市、县各级图书馆在文献征集方面分工协作，各自形成本馆优势，达到这类文献的互补和整合。
4、地方灰色文献的征集
地方灰色文献是地方文献中的特殊文献，由于非正规渠道出版和散落在民间，为我们征集工作带来困难。因此，我们必须采取有效措施，在做好地方白色文献征集工作的同时，科学地、全方位地开展地方灰色文献征集工作。
4.1建立地方文献呈缴本制度。争取地方政府支持，以立法规定形式建立地方文献呈缴本制度，使征集工作变成名正言顺的社会性工作，利用行政手段确保地方文献的全面收藏。由于人们往往忽视地方灰色文献的缴送，必须明确规定地方灰色文献的征集范围，文献类型和方式等，保证征集工作的顺利进行。
4.2加强协作。地方灰色文献分布广泛，单靠图书馆征集势单力薄，因此，必须建立地方文献工作协作网。以市馆为中心，加强横向纵向联系，即与本地区各公共图书馆、科研图书馆、学校图书馆和有收藏地方文献的单位，如档案馆，史志办等机构以及掌握有地方文献信息的新闻出版、科协文联、社科联、民政局、侨联等单位，建立协作征集网。通过这些协作关系：一是了解信息。了解出版动态，了解产生文献的群众团体、企事业单位名录，了解地方人士情况等。二是协作收集。如社科联、文联、科联、民政局等都负责管理市区内的学会、协会、作家、科研人员，这些团体和个人生产的文献都会寄送样书和会刊。由这些单位协助收集，可大大减轻工作量。三是协调收藏。根据各单位情况，科学分工，确定征集收藏范围，避免重复浪费。
4.3通过会议举办方获取文献。地方会议种类繁多，不断举行。如每年的人大、政协会、三级干部会、农村工作会，文化工作会、金融工作会、各类学会年会，各类研讨会等，这些会议都会产生许多文献，这些文献反映了一个地区、一个行业、部门的发展研究成果，新年工作指导和新精神。一个会议、一个主题、一套文献，便于我们系统收集、整理。
4.4建立地方人士著述专藏。地方人士著述专藏主要收录地方原籍和客籍人士的著述，以及对其研究的各类文献，包括著作、日记、书信、书画摄影作品，论文及有关作者和其作品的评论研究文章。⑤以建立地方人士著述专藏的名义，通过新闻媒体，向社会各界征集文献，扩大影响。通过机关团体，新闻出版等机构了解地方人士情况，采取上门访求、信函征集、电话联系、召开座谈会等，取得地方人士的支持与帮助，这样散落在个人手中的地方灰色文献得以集中。
4.5举办展览。举办各种类型、专题的地方灰色文献展览，宣传、展示地方文化建设成果，达到宣传和征集的最佳效果。如：广东省立中山图书馆举办的《百年撷英传世典藏—20世纪广东学术文化图书馆展览》系列活动，征集到来自海内外各地粤人提供的各种学术著作5631种，7612册，以及手稿一批，同时还征集到1440名广东学者的照片和学术档案。⑥这类展览社会影响大，参与者积极。主题明确，针对性强，系统性高，便于收藏与开发利用。
还可采用其他项目征集，如活动征集、网上征集、代购，旧书摊收购，复制等多途径征集方法。
5．地方灰色文献的整理与开发
5.1整理收藏。地方灰色文献涵盖了文献的各种类型，为我们收藏整理增加了难度。图书馆应针对文献的不同特点进行加工整理和收藏。如：地方灰色文献中的图书、期刊应同于公开出版的文献，按《中图法》或《期刊分类表》分类加工后排架。文件、会议录、学术论文，调查报告，科技报告等散页文献，按专题建档后分类排架。地方人士著述单独建库，分类后以作者汇集文献，采取作者分类号排架。非书资料和特殊载体的文献，如：手搞、日记、笔记、书信等随作者收藏，商标、说明书、证券等建档分类后专柜单独保管，光盘、录音带等分类后单独保管。
5.2编制目录。地方灰色文献缺乏书目控制，读者和用户很难进行检索查阅。图书馆应根据本馆收藏情况，编制馆藏综合或专题书目。以市馆为中心，与所在地的县级公共馆、各系统图书馆、档案馆、史志办以及党政机关，科研教育机构，企事业单位协作，编制联合目录，由各单位提供收藏目录，图书馆负责编制，定期或不定期地向读者公布或利用计算机网络技术在网上公布，为读者和用户提供文献的收藏情况，方便读者查检。
5.3文献开发。地方灰色文献收藏的目的就是积累地方史料，保存地方文化遗产，丰富馆藏，为进行乡土教育和爱国教育提供素材，为地方政治、经济、文化建设服务。图书馆应根据地方灰色文献的原始性特点，生产新的文献产品和建立书目、题录、图片、文摘、全文等多层次的地方灰色文献数据库，服务于社会，达到社会效益和经济效益的双赢。如广东省立中山图书馆从征集的原始照片、中外文书刊、档案、票券、商标、明信片等资料中，精选了近四千幅有代表性的图片，加以整理、考证和编排，编辑了一部反映鸦片战争至2000年一百余年间广东历史发展的大型图册《广东百年图录》。该书以收罗宏富，编撰严谨，兼具资料价值和学术价值，荣获广东省第五届“五个一工程”优秀图书奖。该馆又以《广东百年图录》为基础建立了广东历史图片库，为读者和用户提供图片和说明文字的全文检索。⑦
地方灰色文献是记录地方历史，真实反映地情，服务地方建设的重要文献资源。地方文献工作者，应克服困难，不遗余力，加大对此类文献的征集、整理与开发利用，使地方文献工作能够全面地、良性地、可持续地发展。
参考文献：
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